Datenverarbeitung

Informationen zur Datenverarbeitung

Im Anwalts- wie auch im Notarbereich gelten besondere Verschwiegenheitsverpflichtungen. Aber auch eine Rechtsanwalts- und Notarkanzlei kann heute nicht mehr ohne die Erhebung von persönlichen Daten ihrer Mandanten (Anwaltsbereich) bzw. Auftraggeber (Notariat) die von ihr erwarteten Dienstleistungen erfüllen. 

Nachfolgend haben wir daher die für Sie wichtigen Informationen zur elektronischen Datenverarbeitung in unserer Kanzlei zusammengestellt. Wesentliche Grundlagen sind dabei  die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Landesdatenschutzgesetz für Bremen (BremDSG). 

Sollten Sie noch weitergehende Fragen zu diesem Thema haben, wenden Sie sich bitte an unseren  Datenschutzbeauftragten: schnakenberg@castringius.de. 

Sämtliche Angaben dieser Datenschutzinformation gelten für die Datenverarbeitung durch die Kanzlei  

CASTRINGIUS Rechtsanwälte und Notare, Zweite Schlachtpforte 7, 28195 Bremen,
Telefon: 0421 368 00-0, info@castringius.de, www.castringius.de
. 

Betroffenenrechte 

Nicht nur bezüglich unserer Homepage, sondern auch im Übrigen haben Sie als von der Datenerfassung und Verarbeitung Betroffene(r) mindestens folgende Rechte: 

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  

• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden. 

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie zudem das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen (von uns nicht betriebene) Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Zur Geltendmachung Ihres Widerrufs- oder Widerspruchsrechtes genügt eine E-Mail an unsere zentrale Mailadresse. 

Datenerhebung und -speicherung in unserer Kanzlei 

Gemäß Art. 13 und 14 DS-GVO sind wir spätestens bei Mandatsbeginn/Auftragserteilung- verpflichtet, Sie über Grundlagen der Datenverarbeitung in unserer Kanzlei zu informieren. Um Ihnen zu ermöglichen, sich schon im Vorwege zu informieren, haben wir folgende Daten für Sie zusammengestellt.  

Weitergehende Informationspflichten z.B. wegen der Verarbeitung sensibler Daten (Art. 9 DS-GVO) oder eines möglichen Datentransfers in Nicht-EU-Staaten (Art. 44 ff. DS-GVO) treffen auf unsere Kanzlei nicht zu. 

Schon für die Bearbeitung eines „einfachen“ anwaltlichen Mandates ist die Erhebung der folgenden Basisdaten unumgänglich, um Kontakt mit dem Mandanten zu halten und seine Ansprüche gegenüber bzw. mit Hilfe Dritten/Dritter (z.B. Gegner, Gericht, Staatsanwaltschaft) geltend zu machen: Anrede, Vorname, Nachname und eine gültige postalische Anschrift. 

Für eine schnelle Kontaktaufnahme erheben wir darüberhinaus als erweiterte Basisdaten regelmäßig  eine Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk) und eine gültige E-Mail-Adresse. 

Schließlich benötigen wir in Abhängigkeit von dem individuellen Mandant Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind. Die Erhebung dieser Daten erfolgt, 

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können; 
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können; 
• zur Korrespondenz mit Ihnen; 
• zur Rechnungsstellung. 

Im Notariat werden -abhängig vom Vorgang und ggf. zur Erfüllung von Mitteilungspflichten- um z.B. beauftragte Urkunden entwerfen zu können oder Beglaubigungen von Unterschriften vorzunehmen, noch weitere Daten benötigt und von uns erhoben. So werden zur ordnungsgemäßen Identifikation von an Urkundsgeschäften beteiligten Personen zusätzlich benötigt: das Geburtsdatum; der Geburtsname (soweit vorhanden). 

In Nachlassangelegenheiten (z.B. Testamentsbeurkundung) werden u.a. zwecks Mitteilung an das zentrale Testamentsregister weiter erfragt: der Geburtsort, das Geburtsstandesamt, die Geburtsregisternummer. 

Soweit gesetzliche Mitteilungspflichten gegenüber den Finanzämtern bestehen (z.B. bei Grundstückskaufverträgen), benötigen wir zudem die steuerliche Identifikationsnummer. 

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage (Auftrag/Mandat) hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 litt. b+e DS-GVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats/Auftrages und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich. 

Löschung von Daten / Fristen 

Die für die Mandatierung bzw. notarielle Tätigkeit von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO aufgrund von steuer-, handelsrechtlichen oder sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus BeurkG, BRAO, HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO eingewilligt haben. 

Insbesondere bestehen folgende gesetzliche Aufbewahrungspflichten: 

• 10 Jahre gem. § 147 AO für Buchhaltungsunterlagen 
• 5 Jahre gem. § 50 II BRAO für Rechtsanwaltshandakten 
• 7 Jahre gem. § 5 IV DONot für Nebenakten des Notars 
• 5 Jahre gem. § 5 IV DONot  für Wechsel- und Scheckproteste (Notar) 
• 100 Jahre gem. § 5 IV DONot für Urkundenrolle u. Urkundensammlung des Notars 

• 30 Jahregem. § 5 IV DONot für Massen- und Verwahrungsbuch, Kontoliste u.ä. (Notar) 
• 5 Jahre gem. § 8 GeldwäscheG für Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz (Notar) 

Notarielle Urkunden sowie beglaubigte Ablichtungen öffentlich beglaubigter Urkunden sind in der Urkundensammlung des Notars auf unbeschränkte Zeit aufzubewahren, wenn sie vor dem 01.01.1950 errichtet wurden. Die Urkundensammlung wird nach dem Ende der Notarstätigkeit durch das zuständige Amtsgericht weiterverwahrt. 

Weiter eingeschränkt wird die Löschung bestimmter Daten in einem Anwaltsnotariat durch die Bestimmungen des § 3 I 7 BeurkG bzw. § 45 I BRAO u. § 3 BORA (sog. Vorbefassung), da Rechtsanwälte und Notare hier auf Dauer in die Lage versetzt werden müssen, zu prüfen, ob sie für eine bestimmte Person bereits einmal tätig waren und was der Inhalt dieser Tätigkeit war. 

Weitergabe von Daten an Dritte 

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet grundsätzlich nicht statt. 

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen oder Aufträgen im Notariat mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte sowie die Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. 

Das Anwalts- bzw. Notargeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwalts- bzw. Notargeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen. 

Im Notariat bestehen in Abhängigkeit von der spezifischen Beurkundungs- bzw. Beglaubigungstätigkeit zusätzliche gesetzliche Mitteilungspflichten, nach welchen unsere Notare bestimmte staatliche Stellen zu unterrichten haben. Dies betrifft insbesondere folgende notarielle Tätigkeiten/Vorgänge:  

• 18 GrEStG Anzeige von Urkunden, welche möglicherweise Grunderwerbsteuer auslösen. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundskopie und eines vom Notariat ausgefüllten Formulars (Veräußerungsanzeige) an das zuständige Finanzamt; 

• 34 I ErbStG Anzeige von Urkunden, welche möglicherweise Erbschafts- oder Schenkungssteuer auslösen. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer beglaubigten Urkundskopie an das zuständige Finanzamt (Schenkungssteuer); 

• 54 EStDV Anzeige von Urkunden, welche die Gründung, Kapitaländerung, Umwandlung oder Auflösung einer Kapitalgesellschaft betreffen. Wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundkopie an das zuständige Finanzamt (Sitz des Unternehmens); 

• 34 a BeurkG Anzeige von Urkunden, welche erbrelevante Inhalte haben. Verpflichtung wird erfüllt durch Ausfüllen eines elektronischen Formulars über eine durch besondere Hardware geschützte Datenleitung bei dem zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer; 

• 44 III PStG Anzeige von Urkunden über die Anerkennung der Vater- oder Mutterschaft. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer beglaubigten Urkundskopie an das Geburtsstandesamt des Kindes (ggf. Standesamt); 

• 195 BauGB Anzeige von Urkunden zur Übertragung von Grundvermögen (außer im Schenkungswege) oder zur Begründung eines Erbbaurechtes. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer Urkundskopie an den zuständigen Gutachterausschuss; 

• 40 II GmbHG Anzeige von Urkunden, welche die Höhe des Stammkapitals und/oder die Zusammensetzung der Gesellschafter bei einer GmbH ändern. Verpflichtung wird erfüllt durch Übersendung einer formellen Gesellschafterliste an das Handelsregister; 

Datensicherheit 

In der Kanzlei CASTRINGIUS findet kein Outsourcing statt, wir beauftragen also keine Dritten mit der Bearbeitung unserer Daten.  

Gem. Art. 32 DS-GVO sind wir verpflichtet Maßnahmen zu ergreifen, die die Integrität und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung gewährleisten. Um diese Maßnahmen nicht zu korrumpieren, werden diese hier nicht im Detail benannt. 

Diese Erklärung ist gültig ab dem 25.05.2018 und hat den Stand Juni 2021.